Le mois de décembre arrive, et le moment est venu de récompenser vos salariées au titre de l’année écoulée. Seulement, voilà, l’expert comptable vous fait les gros yeux dès que vous parlez de verser des primes de Noël ! Calculette en main, il vous explique que pour 100 euros de plus en net sur chaque bulletin de salaire, il en coûtera environ le même montant en charges sociales… Alors comment récompenser vos salariées en fin d’année quand la masse salariale, qui représente la moitié des charges d’un institut de beauté (cotisations sociales comprises) ne peut être augmentée ? Comment motiver votre équipe au moment où, rush des Fêtes oblige, vous allez demander plus d’efforts en terme d’horaires de travail, de disponibilité ou de mobilisation sur la vente de coffrets cadeaux ? Dans cet article, découvrez 5 idées pour récompenser vos salariées en fin d’année !

Donner plus de pouvoir d’achat à vos salariées

Il existe deux façons d’influer sur le pouvoir d’achat de vos salariées. L’une est d’augmenter les salaires. L’autre consiste à donner des conditions d’achat préférentielles aux salariées, et c’est ce que font, par exemple, les comités d’entreprise. Problème :  un institut compte généralement moins de 5 salariées, une taille insuffisante pour justifier l’existence d’un CE. Mais il existe en revanche des sociétés spécialisées qui négocient des avantages divers pour les salariés des PME / TPE, ce qui peut intéresser les instituts. Contre une cotisation souvent modique, ces organismes proposent en fait de faire bénéficier vos salariées de conditions d’achat préférentielles auprès d’enseignes d’habillement, de jouet, de déco, d’électroménager etc. Ces réductions peuvent également concerner des billets de spectacle, des places de cinéma, des voyages, des entrées dans des parcs d’attraction, des restaurants… Utilisables toute l’année, elles constituent un véritable avantage en terme de pouvoir d’achat pour les esthéticiennes. Voici un excellent moyen, peu coûteux, de récompenser vos salariées en fin d’année !

Bon à savoir : l’adhésion au service est prise en charge par l’employeur, non assujettie à cotisation sociale et déductible du résultat de l’entreprise.

Penser à l’indemnité de restauration

En décembre, des plannings spécifiques sont mis en place pour faire face au surcroît d’activité lié à l’arrivée des Fêtes. A cette occasion, de nombreuses esthéticiennes vont devoir travailler en horaire continu. D’autre part, à cette époque de l’année, la pause déjeuner ne connait souvent plus d’heure fixe. Un roulement s’organise au jour le jour, et il est courant de manger sur le pouce, à l’institut, entre deux clientes, si bien que toutes les esthéticiennes sont obligées de prendre leur repas sur place. Lorsque l’organisation du travail impose de telles contraintes aux employées, l’institut peut légalement verser une indemnité de restauration qui s’élève à 6.40 euros par repas en 2017.  A raison de 22 jours travaillés, par exemple, cela représente une somme de 138.60 euros, nette de charges et déductible. Ce qui signifie également que pour l’esthéticienne salariée, l’indemnité de restauration apparait au bas du bulletin de salaire, s’ajoutant au salaire net. Cette prime de repas n’est donc assujettie ni à cotisations sociales, ni à impôt.

Bon à savoir : conservez les plannings des salariées en cas de contrôle URSSAF, de manière à justifier le versement des indemnités de restauration.

Compter les frais kilométriques

Les frais kilométriques indemnisent tout employé qui doit se déplacer avec son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise. C’est le cas de nombreuses esthéticiennes qui effectuent des allers et retours réguliers à la banque (remises, monnaie à prendre…), à la poste, chez le grossiste ou au supermarché (fournitures, produits d’entretien, café…)… Sans compter les déplacements exceptionnels liés par exemple à des journées de formation. A l’institut, on oublie souvent de décompter tous ces petits déplacements dans le cadre du travail car il s’agit de trajets courts. Pourtant, mis ensemble bout à bout, ils peuvent représenter un nombre de kilomètres annuels non négligeables et à ce titre, ils ouvrent droit à une indemnité forfaitaire kilométrique reconnue par l’administration. Cette indemnité, parfaitement légale et déductible, n’est pas soumise aux charges sociales ni à l’impôt pour l’esthéticienne. C’est donc une somme forfaitaire qui s’ajoute au salaire net. Pour la calculer, il convient de respecter le barème légal de l’administration. Le montant de l’indemnité au kilomètre dépend de la puissance du véhicule de la salariée. C’est pourquoi la gérante doit conserver une photocopie de la carte grise du véhicule personnel de chaque esthéticienne effectuant des déplacements. Elle doit aussi prévoir de remplir une fiche justificative mensuelle de déplacement signée de chaque salariée avec la date, le motif du déplacement et le nombre de kilomètres effectués.

Offrir un chèque-cadeau pour Noël

Les bons d’achats s’apparentent à des avantages en nature, c’est pourquoi leur montant doit être comptabilisé comme une rémunération supplémentaire soumise à cotisations sociales. Cependant, la réglementation autorise l’employeur à offrir un chèque cadeau par an et par salarié, d’un montant maximum s’élevant à 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale – soit 163.45 euros en 2017. Mais ce qui est vraiment intéressant si vous cherchez le moyen de récompenser vos salariées en fin d’année, c’est que Noël constitue une exception à ce cadre général. En effet, même si le plafond de 163.45 euros a déjà été atteint à l’occasion d’un autre chèque cadeau dans l’année, l’employeur est tout de même autorisé à offrir un bon d’achat pour Noël, non seulement à chaque salariée, mais aussi à chacun de ses enfants ! Or, ces avantages en nature donnés à Noël ne sont soumis ni à cotisations sociales ni à impôt pour l’employée, dès lors qu’ils n’excèdent pas le montant de 163.45 euros maximum par personne (adulte ou enfant) – et non par foyer. Si bien qu’une esthéticienne avec deux enfants à charge peut toucher jusqu’à 490.35 euros totalement exonérés de charges !

Bon à savoir : la limite d’âge à prendre en compte pour attribuer le Noël des enfants est de 16 ans.

Pour l’employeur, les chèques cadeaux constituent une charge déductible qui ouvre droit à la récupération de la TVA. Pour éviter tout redressement en cas de contrôle par l’administration, il est cependant recommandé de bien respecter certaines obligations. Tout d’abord, le chèque cadeau doit être nominatif. D’autre part, il doit être offert spécifiquement pour Noël (par exemple, la date d’achat doit être située avant le 25 décembre). Enfin, la destination du chèque cadeau doit être précisée et correspondre à l’événement (par exemple, le bon offert pour le Noël d’un enfant doit servir pour l’acquisition de jouets, vêtements ou produits culturels et non pour acheter des denrées alimentaires). Ces différentes contraintes incitent souvent la gérante d’un institut à acquérir les chèques cadeaux auprès d’une société spécialisée (type Kadeos, Cadhoc, C’Kdo…) car en pratique, ces organismes offrent davantage de traçabilité que la plupart des enseignes.

Bon à savoir : garder les souches nominatives des chèques cadeaux pour en justifier la destination et le montant individuel en cas de contrôle.

Financer des activités culturelles

Peu de petites entreprises le savent, mais l’état encourage les employeurs à financer des biens ou des prestations culturelles à destination des salariées : une façon originale de les récompenser en leur offrant du divertissement ! En effet, ces avantages en nature sont, à titre tout à fait exceptionnel, exonérés de toutes contributions sociales (y compris CSG et CRDS). En outre, ce qui est particulièrement intéressant dans ce dispositif est qu’il n’existe pas de plafond de dépense imposé par l’administration. L’employeur est donc libre d’offrir des activités ou des produits culturels à ses employées sans limite de montant ! L’unique restriction concerne la nature culturelle obligatoire des biens susceptibles d’être acquis avec ces chèques cadeaux particuliers : spectacles, théâtres, concerts, cirques, cinémas, billets de musées, visites de monuments, livres, BD, CD et DVD, abonnements musicaux en ligne etc. Pour ne pas risquer de requalification en avantage nature soumis à charges sociales, il est préférable de financer ces produits à travers des organismes spécialisés qui proposent des « chèques culture », des « chèques lire », des « chèques disques » ou des billets de spectacle.

Bon à savoir : sont exclus les événements à caractère sportif, et tous les biens d’équipement permettant la lecture des supports audio et audiovisuels (lecteurs DVD, chaines Hi Fi, ordinateurs etc).

Et vous, comment comptez-vous récompenser vos salariées cette année ? Vous pouvez maintenant laisser un commentaire ci-dessous ou directement sur la page Facebook pro du site.