Encaissement : une nouvelle loi pour 2018

Peu d’obligations encadraient jusqu’à maintenant la gestion de caisse d’un institut de beauté. Ce ne sera plus le cas avec la réglementation adoptée fin 2016 dans le cadre de la Loi de Finance. Quelles sont vos obligations actuelles ? Quels changements impose la nouvelle loi à l’institut de beauté ? Qui est concerné ? Comment se mettre en conformité ? Quelle est la date butoir avant les premiers contrôles ? Pour tout savoir, suivez-moi dans cet article qui fait le point sur les nouvelles obligations de l’institut de beauté concernant l’encaissement.

Quelles sont les obligations actuelles de l’institut de beauté ?

De nombreux instituts, surtout lorsqu’ils n’emploient pas de salariées, ne disposent pas d’une caisse informatisée. Seule à l’institut, la gérante enregistre au jour le jour son chiffre de ventes pour le comptable et gère manuellement ses espèces et ses chèques. En fait, une seule obligation incombe actuellement à l’institut de beauté lors de l’encaissement : remettre un ticket de caisse à chaque cliente. Celui-ci doit mentionner certaines informations obligatoires sur une facture : nom, adresse et numéro de Siret de l’institut, prestation ou produit vendu, prix et montant de la TVA collectée. Ces tickets doivent également comporter un numéro permettant leur traçabilité. En somme, il était tout à fait légal jusqu’ici d’apposer un simple coup de tampon sur un carnet à souches numérotées, et d’écrire à la main la prestation, le prix et la TVA. Une nouvelle loi en 2017 prévoit désormais des dispositions beaucoup plus strictes.

Les changements prévus par la nouvelle loi

L’état a décidé de s’attaquer à la fraude et durcit les obligations de tous les commerçants en 2018. L’objectif affiché : lutter contre la dissimulation des encaissements en espèces. Ainsi, les logiciels conformes à la réglementation 2018 ne permettront plus d’effacer a posteriori un ticket déjà encaissé, l’historique gardant obligatoirement une trace de toutes les opérations.

S’équiper d’une caisse informatisée

Pour toutes les réfractaires à l’informatique, c’est la dernière année où vous pourrez gérer votre institut « à l’ancienne » sur du papier ! En effet, toutes les professionnelles de l’esthétique ont jusqu’au 31 décembre 2017 pour s’équiper d’un dispositif d’encaissement informatisé, quelle que soit la taille de l’institut.

Bon à savoir : le support n’est pas obligatoirement une caisse enregistreuse dédiée : ce peut être un PC, fixe ou portable, voire une tablette.

Utiliser un logiciel certifié

Que vous soyez équipée ou envisagiez un achat de logiciel, vérifiez sa conformité à la norme d’encaissement 2018. Si votre institut de beauté utilise déjà un logiciel de caisse, vous devez obtenir de votre fournisseur informatique un certificat attestant que votre logiciel est conforme à la nouvelle loi. Si la version sur laquelle vous travaillez est un peu ancienne, vous devrez peut-être effectuer une mise à jour. Pas d’inquiétude : tous les fournisseurs ont anticipé cette obligation et ont modifié leurs logiciels dans les temps.

Qui est concerné ?

La nouvelle réglementation concerne tous les instituts de beauté assujettis à la TVA. Les esthéticiennes exerçant sous le statut d’auto-entrepreneur ne sont donc pas concernées, du moins tant que leur chiffre d’affaires n’atteint pas le seuil de 33 200 euros. Au-delà, elles doivent collecter la TVA et à ce titre, disposer d’un système d’encaissement conforme.

Comment se mettre en conformité ?

Que vous soyez déjà équipée d’un logiciel de caisse ou envisagiez son acquisition prochaine, vous devez demander à votre éditeur de vous remettre un certificat de conformité à la norme d’encaissement 2018. Il s’agit d’un document type de l’administration, à présenter en cas de contrôle. Par ailleurs, vous devez disposer d’un système informatisé d’archivage permettant  de consulter le détail de vos opérations sur une durée de 3 ans (+ l’année en cours).

Bon à savoir : le label « NF 525 » n’est pas une obligation ! La conformité de votre logiciel d’encaissement est garantie par votre fournisseur, sous sa responsabilité.

Quelle est la date butoir des premiers contrôles ?

Vous avez eu toute l’année 2017 pour vous mettre à jour au niveau de l’encaissement. Si vous êtes en retard, ne tardez pas. Les premiers contrôles de l’administration pourront intervenir dès le mois de janvier 2018 et les sanctions, en cas de non-conformité, sont lourdes : 7500 euros d’amende !