Dès l’école, s’installer est le rêve secret de toute esthéticienne. Un rêve qui se façonne d’année en année, avec l’expérience et les rencontres professionnelles. Souvent, ce rêve prend la forme d’un institut idéal qu’on agencerait à sa façon, de marques avec qui on souhaiterait travailler, d’un concept qu’on aimerait développer. Se lancer est aussi associé à un idéal de liberté : pouvoir faire ce que l’on veut, dans un petit chez soi, exprimer sa créativité… Pour autant, passer de salariée à patronne peut aussi tourner au cauchemar quand la réalité rattrape la fiction. Les chiffres sont éloquents : environ un institut sur deux ferme avant cinq ans. A l’origine de ces fermetures précoces, on trouve rarement une mauvaise praticienne. En revanche, on rencontre fréquemment une fragilité financière liée à l’insuffisance de fonds propres, une incapacité à construire et fidéliser une clientèle, une erreur initiale de concept, une gestion mal maîtrisée. Toutes ces causes d’échec traduisent le passage compliqué de salariée à chef d’entreprise. En fait, les esthéticiennes qui réussissent à leur compte sont celles qui ont su endosser les différentes facettes du dirigeant d’entreprise. Un rôle composite et parfois mal anticipé. Quelles qualités faut-il pour ouvrir un institut ?

Être Passionnée

Diriger un institut requiert un engagement total. Notamment durant les deux ou trois premières années qui suivent l’ouverture. Cet investissement se traduit par des heures de présence en magasin, mais surtout par des efforts de tous les instants pour développer un concept rentable. Cette énergie, êtes-vous prête à la donner ? Et votre entourage familial, acceptera t-il votre indisponibilité ? Serez vous soutenue par votre conjoint ? La première qualité d’une esthéticienne qui veut se lancer est une excellente santé, avec une bonne résistance à la fatigue et au stress. La seconde est le goût du travail. Si on compare à une situation salariée à 35 heures par semaine, le changement principal, c’est que le travail se termine rarement en baissant la grille du magasin le soir. Car devenir chef d’entreprise est une occupation mentale à plein temps – entendez 100 % du temps. Attendez-vous à passer quelques week-ends à rattraper votre paperasse en retard. Et des soirées à fouiller le net en quête de nouveautés, à vous renseigner sur telle ou telle formation ou à lire estheticienne.pro… Une esthéticienne chef d’entreprise est constamment « en état d’alerte » : à l’affût de nouveautés, de tendances, de bonnes idées qu’elle pourrait reprendre à son compte… Être curieuse et passionnée sont des qualités importantes quand on veut se lancer, parce que le statut quo en entreprise n’existe pas : il faut sans cesse avancer si on ne veut pas reculer…

Développer un concept viable

Posséder une main fabuleuse, être une excellente styliste de l’ongle ou avoir une renommée de maquilleuse hors pair, c’est génial. Mais ça ne suffit pas pour réussir. Des techniciennes très compétentes échouent tous les jours. De même, des instituts splendides ferment régulièrement, parce qu’une décoration superbe ne suffit pas non plus à assurer le succès. Surestimer ces deux éléments est pourtant le lot commun de celles qui se lancent. C’est le syndrome de la dernière arrivée sur le marché, qui pense qu’un institut tout neuf (et son talent) suffiront à assurer le succès. Parmi les qualités à posséder pour se lancer, l’humilité, au contraire, est importante. Votre concept peut être magnifique, mais la meilleure idée pour se lancer reste celle que les clientes vont acheter. Votre projet d’institut va t-il rencontrer une demande suffisante ? En quoi vous différencierez-vous de la concurrence existante ? La taille du marché local pourra t-elle absorber l’arrivée de votre magasin ? Une fois cette étape passée, il reste à valider votre modèle économique avant de démarrer. C’est à dire, concrètement, répondre à la question suivante : comment allez-vous gagner de l’argent ? Autant le dire d’emblée, si vous êtes totalement allergique à la calculette, vous n’êtes pas prête pour la création d’entreprise. Une esthéticienne qui se lance devient commerçante et chef d’entreprise. Sa première mission est de dégager une rentabilité suffisante pour assurer la viabilité de son entreprise. En concevant sa carte de soins, par exemple, elle fixe des prix et des durées de prestations. Une simple erreur de tarifs peut couler son entreprise : le chiffre d’affaires rentrera, mais les sorties seront toujours supérieures aux recettes, même si l’agenda est bien rempli. Pour éviter une grande désillusion, quelques qualités en gestion sont donc indispensables pour se lancer. A défaut, il faut savoir s’entourer d’un excellent conseiller et avoir la volonté d’apprendre.

Avoir une organisation de fer

S’organiser à l’institut

Quitte à donner l’impression de contredire le début de l’article, je précise que travailler 50 à 60 heures par semaine à l’institut, sauf ponctuellement, ne témoigne plus de la passion du chef d’entreprise, mais simplement de son épuisement. Qui prétendra conserver un niveau d’efficacité au top avec autant d’heures de présence ? Comment la créativité, pourtant indispensable à la dynamique de l’institut, peut-elle encore s’exprimer ? Même l’esthéticienne la plus motivée court au burn-out lorsque arrive la saturation. S’économiser est au contraire la qualité d’une gérante qui saura valoriser son énergie. Pour y parvenir, celle qui se lance doit posséder un sens aigu de l’organisation. En effet, lorsqu’on exerce seule, pas facile de ne pas se laisser déborder… La recette pour y parvenir est de déléguer toutes les tâches annexes pour se concentrer sur l’essentiel :

• l’accueil et le soin
• le suivi des tableaux de bord
• la communication
• la stratégie

Tout le reste peut (et doit) être sous traité et/ou simplifié : les tâches administratives, la prise de rendez-vous, le suivi des stocks, les commandes et paiements etc. Par exemple : transmettre vos données de manière totalement dématérialisée à votre expert comptable au lieu de faire des allers et retours au cabinet, payer tous vos fournisseurs par CB ou par virement bancaire depuis votre appli mobile plutôt qu’envoyer des chèques, suivre vos stocks sur votre logiciel de caisse, proposer la prise de rendez-vous en ligne plutôt que sortir sans cesse de cabine pour répondre au téléphone etc. Les corvées dont vous pouvez vous passer ont un double défaut : elles sont souvent très chronophages, et ont tendance à parasiter les tâches indispensables. C’est pourquoi payer une petite contribution financière pour sous traiter certaines tâches est presque toujours un bon calcul. Ainsi, une adhésion à un logiciel de réservation en ligne, qui coûte en général moins de 30 euros, sera immédiatement rentabilisée si à la fin du mois, vous avez facturé dix prestations supplémentaires sur le temps que vous passiez auparavant au téléphone. Discerner ce qui relève de l’essentiel de votre mission de chef d’entreprise de ce qui est accessoire est une qualité primordiale pour réussir.

S’organiser à la maison

De nombreuses esthéticiennes chefs d’entreprises sont aussi mamans. Ce n’est pas incompatible (j’ai moi même élevé mes 3 enfants tout en gérant 4 magasins). Pour autant, exercer sereinement requiert une organisation sans faille dans la vie personnelle. Tout d’abord, vous serez rarement à la sortie de l’école à 16H30… Et il ne serait pas très professionnel non plus de décommander inopinément tous vos rendez-vous dès que votre enfant a de la fièvre. C’est pourquoi toute maman qui aspire à ouvrir un institut doit constituer un agenda avec les coordonnées de plusieurs personnes de confiance qui pourront prendre le relai en cas de besoin : famille, copines, voisines, baby-sitters… S’organiser dans sa vie personnelle est tout aussi important qu’à l’institut !

Savoir s’entourer

La plupart des créatrices d’entreprise qui réussissent ne savent pas tout faire, et même si ce sont des esthéticiennes de talent, elles ne font pas tout parfaitement. Leur force est justement d’en être conscientes, et de s’appuyer sur des talents complémentaires. Car une qualité essentielle pour se lancer est de savoir s’entourer, aussi bien à l’intérieur de l’institut qu’à l’extérieur.

S’entourer dans l’institut

Sauf à limiter son développement, une gérante est amenée, à terme, à embaucher. C’est même souvent une nécessité, tant d’un point de vue économique que pratique. En effet, le chiffre d’affaire généré par une seule personne en cabine suffit rarement pour équilibrer les comptes, en raison notamment du niveau élevé des loyers commerciaux en France. D’autre part, même dotée d’une grande force de travail, la gérante s’épuise rapidement (physiquement et moralement) si elle doit assurer seule une amplitude horaire qui peut s’élever à 50 ou 60 heures dans le commerce. Une qualité nécessaire pour ouvrir un institut est donc de savoir embaucher, motiver, et déléguer efficacement. Une gérante doit avoir du flair pour repérer les qualités essentielles chez des candidates : savoir-être relationnel, compétences techniques, aisance à la vente, fiabilité, honnêteté… Un institut qui se lance est une toute petite équipe où chaque personne compte énormément. Une embauche revêt donc une importance stratégique, surtout lorsque c’est la première ! Une fois qu’elle a sélectionné l’employée idéale, la gérante doit aussi savoir gérer efficacement cette nouvelle adjointe : entretenir un rapport de confiance et de loyauté, éviter un copinage qui saperait son autorité, susciter la motivation et l’adhésion au projet d’entreprise. Une bonne aptitude à la communication constitue donc un atout majeur lorsqu’on veut lancer son institut.

S’entourer d’experts extérieurs

Les esthéticiennes qui réussissent sont aussi celles qui savent solliciter des experts à l’extérieur de l’institut pour obtenir le bon conseil ou la bonne information. Elles ne cherchent pas à tout résoudre par elles même mais s’appuient sur des personnes ressources. Parmi ces experts peuvent figurer un cabinet comptable disponible ayant des compétences juridiques et sociales, des réseaux professionnels, des sources d’information fiables, des organismes de formation, un avocat etc. La plupart du temps, votre parcours scolaire et votre apprentissage ne vous ont pas préparée à diriger une entreprise. De nombreuses esthéticiennes devenues chefs d’entreprise éprouvent donc le besoin d’évoluer pour développer leur affaire, mais restent bloquées faute de cultiver de nouveaux savoir-faire. S’entourer d’un coach ou suivre une formation en marketing, en vente, en gestion du personnel peuvent fournir les clés qui manquent pour progresser dans son métier. Car les qualités nécessaires pour se lancer peuvent aussi se travailler au fil du temps !

Apprendre de ses erreurs, tout en restant positive et persévérante

Parmi les qualités nécessaires pour ouvrir un institut, citons aussi la résilience. La résilience, schématiquement, c’est la capacité à rebondir face aux épreuves. Lorsqu’on se lance dans la belle mais difficile aventure qui consiste à ouvrir un institut, les difficultés de toutes sortes sont inévitables : matérielles, humaines, financières… Toute gérante en herbe va donc vivre d’inévitables chocs émotionnels que vont susciter ces épreuves durant la vie de l’institut. Un local commercial, par exemple, est une source inévitable d’ennuis : fuites d’eau, ballon d’eau chaude qui lâche, compteur électrique qui fait des siennes, grille qui refuse de s’ouvrir ou de se fermer, climatisation qui ne fonctionne plus etc. A l’intérieur se trouvent aussi quantité d’appareils esthétiques qui ne demandent qu’à tomber en panne, sans compter la machine à laver qui vous lâche au moment où l’agenda est plein. Quant à l’humain, il réserve aussi parfois son lot de mauvaises surprises. Quelle gérante d’institut ne s’est pas arraché les cheveux en tentant de remplacer au pied levé une esthéticienne qui tombe malade en pleine saison ? Et ne parlons pas du casse tête à affronter pour dénicher une perle en CDD, quand votre précieuse adjointe, que vous formez depuis un an, vous annonce qu’elle est enceinte… Enfin, parmi les contrariétés potentielles, certains imprévus financiers viennent remettre en question des semaines d’effort pour garder la trésorerie à flot : un mois désastreux qui plombe les comptes, un mauvais investissement, une opération commerciale manquée, un rappel de cotisations mal anticipé… Se planter de temps en temps fait aussi partie de la vie d’entreprise : on fait toutes des erreurs ! Pour toutes ces raisons, l’optimisme et la persévérance sont des qualités indispensables pour surmonter les difficultés, même si notre culture (bien française) jette facilement l’opprobre sur ceux qui échouent. Une gérante doit savoir apprendre de ses erreurs, tout en restant positive.

Ambition et stratégie

L’ambition est la volonté de réussir. La stratégie, ce sont les moyens pour y parvenir. L’ambition va donc souvent de pair avec la stratégie. C’est ce qui lui donne un but. Avoir de l’ambition, quand on démarre une affaire, cela peut sembler évident. Dans les faits, ça l’est moins. On voit ainsi certaines esthéticiennes ouvrir un institut sans vision claire et sans objectif précis (une de mes ex employée, à qui je déconseillais de se lancer pour de multiples raisons, me rétorqua un jour : mais pourquoi ne réussirai-je pas ? Je sais très bien épiler… ). En réalité, ce qui était encore possible il y a une vingtaine d’années, lorsque la concurrence était moindre et les clientes moins volatiles, ne fonctionne plus. Se laisser vivre aujourd’hui est tout simplement voué à l’échec. Précisons d’ailleurs que la stratégie ne sert pas qu’à l’ouverture de l’institut. C’est une démarche dans le temps. Personnellement, je conseille à toute esthéticienne qui dirige un institut de prendre une heure par semaine, au calme, loin du téléphone, pour réfléchir à son entreprise. Il ne s’agit pas de douter de vous en permanence, ce qui paralyserait toute action et s’avérerait contre productif. Cependant, il est primordial de savoir se poser et de considérer ce que l’on fait avec un esprit d’auto critique, en levant « le nez du guidon ». En tant qu’indépendante, vous devez être prête à rivaliser avec des franchises très organisées au marketing pointu. A vous fixer des objectifs élevés et à vous battre au quotidien pour les atteindre. Pour cela, vous devrez sortir souvent de votre zone de confort de manière à progresser. Pas question, par exemple, de laisser de côté la vente de produits sous prétexte que « ce n’est pas votre truc ». Une qualité essentielle pour ouvrir un institut est d’être une conquérante !

Disposer d’un apport suffisant

Voici un élément trivial mais qui, malheureusement, est essentiel dans la réussite : l’apport financier dont vous disposez pour ouvrir votre institut. Lister cet élément parmi les qualités qu’une esthéticienne doit posséder pour se lancer peut paraitre choquant. Mais ici, le mot « qualité » est pris dans un sens plus large, synonyme d’attribut personnel. Un clin d’œil qui veut surtout rappeler que l’apport financier est bien un atout indispensable à posséder, quelles que soient vos autres qualités. Pour s’en convaincre, rappelons que la plupart des défaillances prématurées d’instituts se produisent par manque de fonds propres suffisants. Bien évaluer l’enveloppe financière nécessaire au démarrage de votre affaire fait partie des facteurs clés de succès. Parmi ces besoins, il convient de ne pas se limiter au montant de l’investissement à réaliser (travaux, aménagements, achats initiaux de fournitures, produits etc.). En effet, après le démarrage, des besoins de trésorerie sont à prévoir en raison des décalages inévitables entre entrées et sorties : c’est ce qu’on appelle « le fonds de roulement », c’est à dire l’avance de trésorerie dont vous aurez besoin pour faire face à vos échéances. Combien d’esthéticiennes se laissent surprendre par des appels de TVA ou de cotisations sociales alors que ces sommes sont parfaitement prévisibles ? Parmi les qualités nécessaires pour ouvrir un institut, il est nécessaire d’avoir assimilé ces notions de gestion (ou de vous faire aider par un professionnel compétent), d’y accorder autant d’importance qu’au choix de votre marque de soin, et de savoir mettre en place un tableau de bord (ainsi qu’une réserve de trésorerie) qui vous évitera un clash inopiné quelques mois après l’ouverture.

Ouvrir un institut est un projet magnifique, mais qui parfois est difficile à bien mener toute seule. Vous avez des questions, des doutes, vous sentez que vous avez besoin de conseil ou d’accompagnement ? Forte de mon expérience, je vous propose un pack accompagnement créatrice d’entreprise avec un suivi personnalisé. Pour en savoir plus, écrivez-moi via la rubrique contact.