Il fait gris, il fait froid, le carnet de rendez-vous peine à se remplir, les annulations covid s’enchainent, alors on ne va pas se mentir : en début d’année, les journées sont parfois longues à l’institut… Et pourtant, il y a mieux à faire que déprimer. Vous avez du temps à revendre : profitez-en pour préparer le printemps ! En manque d’inspiration ? Voici 12 choses à faire avant d’attaquer la saison.

On se met en règle au niveau des UV

Dès les premiers beaux jours, la cabine de bronzage va être prise d’assaut. En début d’année, il est donc judicieux de :

• contrôler la validité des tubes du solarium, qui ont peut être besoin d’être changés
• renouveler votre formation UV périmée (ou celle de votre employée)
• programmer un contrôle de votre appareil si la dernière attestation date de 2 ans
• s’assurer que vous avez votre dossier UV bien à jour sous le comptoir et vos affichages en règle
• commander des lunettes pour ne pas être prise de court

Vous éliminerez ainsi toute source de stress quand la demande va revenir à partir du mois prochain. Notez d’ailleurs que comme les clientes, les contrôleurs ont aussi plus tendance à se promener dans les instituts à la belle saison…

On repart à neuf

Quoi de pire qu’une panne ou un appareil qui vous lâche lorsque le carnet de rendez-vous est plein ? C’est donc en début d’année qu’on vérifie (et change si besoin) le petit équipement en fin de vie, qu’on refait les joints de la douche, qu’on nettoie les filtres des climatiseurs et qu’on effectue les menues réparations qui s’imposent. Pourquoi ne pas profiter également des heures creuses pour s’attaquer au rangement intégral de la réserve ? C’est le moment idéal pour trier le linge fatigué (et en racheter du neuf en profitant des soldes), jeter les pots périmés, ou éliminer tout ce qu’on a accumulé depuis la fin de la saison précédente… Un environnement bien organisé vous fera gagner du temps en saison !

On dépoussière la carte

Nouvelle saison, nouvelle carte. La carte de soins est votre principal support de communication en magasin, elle mérite donc une attention minutieuse. Or, rien de pire pour votre image de marque qu’une carte raturée ou incomplète. Vous avez rentré des nouveautés ou voulez peut être ajuster des prix ? Vous vous êtes mise à la réservation en ligne récemment ? Il est temps de mettre votre carte de soins à jour pour disposer d’un outil professionnel à jour au moment d’attaquer la saison. Vous en profiterez pour recentrer les prestations (en éliminant ce qui ne fonctionne plus) et mettre en valeur ce qui change. Une nouvelle carte renouvelle toujours l’intérêt des clientes. C’est un excellent prétexte pour leur présenter à nouveau l’offre de l’institut en attirant leur attention sur les prestations qu’elles n’ont jamais testées.

On se forme

Que vous soyez indépendante ou salariée, vos droits à la formation viennent de se renouveler en début d’année. Alors pourquoi ne pas apprendre une nouvelle prestation ou peaufiner votre technique de vente ?  Profitez de cette période calme pour vous former (ou former vos salariées) pendant que vous pouvez encore vous échapper de l’institut ! L’arrivée prochaine de la saison vous permettra de valoriser rapidement vos nouveaux acquis en élargissant votre offre ou en développant vos compétences.

On s’organise

Ne pas se faire déborder en saison se prépare dès maintenant. Si vous avez passé l’année dernière à courir, c’est le moment de prendre du recul pour identifier tout ce qui est chronophage dans votre travail. Pour commencer, listez toutes les tâches quotidiennes hors du temps passé en cabine : corvées administratives, entretien du linge, commandes, stock, nettoyage, prise de rendez-vous etc. Une fois que ces postes seront identifiés, imaginez comment vous pourriez les éliminer. Il existe deux solutions : déléguer (si vous avez une équipe) ou sous traiter à l’extérieur (auprès d’un prestataire). Pour valider ou non une option, comparez son coût au bénéfice apporté, en calculant le temps gagné pour faire des prestations supplémentaires par exemple.

Certaines tâches ne peuvent pas être déléguées ou sous traitées. Dans ce cas, vous pouvez peut être les simplifier. Par exemple, mettre en place le rendez-vous en ligne pourra limiter le temps passé au téléphone. Pour chaque tâche qui entre dans cette catégorie, réfléchissez aux moyens qui pourraient vous faire gagner du temps : un rangement plus pratique, un tableau effaçable en réserve, un carnet de fournisseurs près de la caisse, une gestion des stocks sur tablette etc. Si l’institut emploie des salarié(e)s, faites une réunion pour réfléchir en commun à ces solutions alternatives : la réflexion en groupe est souvent créative  !  De plus, les solutions seront mieux acceptées et intériorisées si elles ont été préalablement discutées et arbitrées en équipe.

On se digitalise

La pandémie a considérablement accéléré les attentes des consommatrices beauté en matière de digital. Et vous, qu’avez-vous changé ? Votre site est-il toujours le reflet de ce que vous proposez actuellement ? Peut on y trouver des informations sur les marques avec lesquelles vous travaillez, y acheter des produits, consulter des informations pratiques à jour ? Vous trouve -t-on facilement en effectuant une recherche en ligne d’institut dans votre ville ? Profitez de cette période creuse pour effectuer un diagnostic de votre site.

Le début d’année est également une période idéale pour mettre en place de nouveaux outils informatiques : logiciel d’encaissement, prise de rendez-vous par internet, inscription sur une plateforme, vente à distance, communication sur les réseaux sociaux etc. Prendre le temps d’apprivoiser les fonctionnalités avancées de votre logiciel de caisse (gestion des stocks, export des documents de fin de mois au comptable, envoi de sms etc.) peut considérablement fluidifier votre quotidien en saison. N’oubliez pas aussi qu’il est toujours préférable de « roder » des outils dans une période calme, comme maintenant, plutôt que de risquer des ratés au moment où l’agenda est plein !

On recrute

Combien de rendez-vous avez-vous refusés l’été dernier, faute de bras ? Si vous comptez recruter cette année, pour remplacer des salariées en congés ou faire face au surcroît d’activité généré par les cures minceur, autant y réfléchir en avance. En effet, l’enjeu est important. Cette nouvelle esthéticienne ne va pas seulement épiler ou faire des manucures, vous lui confiez ce que vous avez de plus précieux : votre clientèle. Elle sera votre ambassadrice, elle véhiculera l’image de votre institut auprès de la clientèle. En clair, elle doit être votre double, en cabine ou à l’accueil !

Profitez du début d’année pour définir le poste et lancer le recrutement. Vous serez davantage disponible avant le début de la saison pour faire passer des entretiens et organiser des journées d’essai. Intégrer une personne supplémentaire prend du temps mais évite les déconvenues. Pourrez-vous vraiment former une employée entre deux portes quand vous serez dans l’action ?

On cherche des produits de complément

Révolue l’époque où on attendait tout de nos marques de soins habituelles. Les tendances vont vite, les clientes sont branchées sur les blogs beauté qui leur expliquent toutes les astuces, alors vous aussi, prenez le temps de vous mettre à la page.

En début d’année, durant vos heures creuses, fouillez les sites professionnels en quête de nouveautés. Et cherchez par la même occasion quelques produits de complément à la pointe de la tendance printemps – été, qui stimuleront vos ventes durant la saison à venir : vernis, accessoires, maquillage, solaires, huiles ou gommages corps originaux…

On se bouge pour réseauter

Pour booster l’activité de votre institut, ne restez pas seule dans votre coin : réseautez ! En ce moment, vous avez plus de temps, profitez de l’occasion pour aller vous présenter dans des endroits que fréquentent vos clientes. Sortez de votre institut. Vous avez tout à gagner à nouer des partenariats avec de potentiels apporteurs d’affaires comme les diététiciennes, les boutiques de mariées ou de puériculture, les salles de sport, les clubs de danse, les comités d’entreprise etc.

Pour vous inspirer, vous pouvez également lire cet autre article consacré au sujet sur le site.

On fédère ses clientes

En fin d’hiver, organiser une réunion conviviale à l’institut resserre les liens avec vos clientes avant le démarrage de la saison. C’est un excellent moyen de conserver leur fidélité au moment où leurs boites à lettres ne vont pas tarder à être bombardées de flyers alléchants venant de la concurrence !

Puisque vous avez du temps, le moment est donc propice pour les chouchouter avec une animation : bien-être, minceur, découverte des tendances maquillage, à vous de choisir le thème ! Un seul impératif : cet événement doit proposer autre chose que ce que vous faites habituellement à l’institut. Si vous avez bien réseauté (cf paragraphe précédent), vous pouvez y associer un partenaire qui donnera une coloration originale à l’événement. Par exemple, si votre thème est la minceur, faire intervenir une diététicienne donnera une véritable plus-value à l’évènement. Autre idée : solliciter la venue d’une animatrice de votre marque de soins, qui apportera diagnostic, expertise et conseils.

Préparez de jolis mails d’invitation personnalisés pour vos meilleures clientes. Profitez-en pour les remercier de leur fidélité à l’institut. Tout le monde aime être un « client privilège » et recevoir des cadeaux ! N’hésitez pas à indiquer la valeur de ce que vous proposez.

On cale son calendrier commercial

Pâques, arrivée du printemps, fête des mères, soldes, grandes vacances etc. Chaque année, les mêmes dates commerciales reviennent inlassablement. Et chaque année, en pleine saison, alors que vous êtes débordée, vous cherchez une idée originale pour la fête des mères ou une promotion d’avant départ en vacances. Et si cette année, vous anticipiez ? Vos opérations marketing seront sûrement mieux préparées maintenant qu’un dimanche en pleine saison, alors que vous ne rêvez que de vous reposer.

Réfléchissez aux actions que vous pourriez lancer tout au long de l’année, établissez un calendrier à suivre et travaillez d’ores et déjà sur vos supports de communication : visuels pour réseaux sociaux, mini vidéos, mails, sms etc.

N’oubliez pas l’animation de votre vitrine : c’est le moment de noter des idées et de chercher des accessoires que vous mettrez en place au fil des mois à venir.

On fait le point avec ses employées

Qu’allez-vous changer cette année à l’institut ? C’est le moment d’en discuter avec votre équipe, en les associant à vos objectifs, en leur parlant des nouveautés que vous envisagez de rentrer et des opérations commerciales que vous préparez. Une bonne occasion de prendre le pouls de vos salariés et de les remotiver avant l’entrée en saison.

Mettez à jour vos obligations sociales. Le début d’année est idéal pour mener des entretiens individuels où chacune pourra faire un bilan, s’exprimer, parler de formation ou d’avenir. Préparez les vacances. Vous avez besoin de visibilité, vos salariées aussi. C’est le moment d’organiser sereinement les ordres de départ en congé d’été.

Qui a dit qu’on allait s’ennuyer en janvier et février ?…