congés payés

Pour les professionnelles de la beauté, la belle saison correspond à la période de fréquentation maximum en magasin. Mais c’est aussi aussi le moment où les salariées souhaitent poser des congés, ce qui peut engendrer des problèmes d’organisation et susciter des conflits à l’institut… Comment l’employeur peut-il arbitrer entre deux salariées qui veulent les mêmes dates de vacances ? Quelle est l’indemnité due à une esthéticienne qui quitte son poste en n’ayant pas soldé tous ses congés ? Qu’est-ce qu’une période de référence et un jour « ouvrable » ? Quelle incidence aura une absence pour maladie ou pour congé parental sur le décompte des jours de congés ?  Si les règles qui s’appliquent dans toutes ces situations ne vous viennent pas d’emblée à l’esprit, suivez-moi dans cet article qui aborde tout ce que vous devez savoir sur les congés payés d’une esthéticienne.

Les règles de calcul concernant les congés payés

La période de référence

Ce qu’on appelle « la période de référence », c’est le temps durant lequel une salariée accumule des droits à congés. Cette période est définie légalement par le Code du travail et court du 1er juin au 31 mai de chaque année. Sur un bulletin de salaire, vous trouvez obligatoirement le nombre de jours total de congés accumulés durant la période en cours (en général notée « N ») et la période précédente (en général notée « N-1 »). Si par exemple vous examinez une fiche de paye du mois d’octobre 2016, la période « N » correspond aux mois de juin 2016 à octobre 2016 inclus (soit 5 mois), et la période « N-1 » correspond aux mois de juin 2015 au mois de mai 2016 inclus (12 mois). En effet, vous pouvez, à l’automne, cumuler à la fois des jours de vacances en reliquat (si vous n’avez pas soldé tous vos congés durant l’été), et de nouveaux jours de congés acquis dans l’été (puisqu’un nouveau « compteur » a redémarré en juin).

Les droits à congés payés en jours ouvrables

En France, les salariés bénéficient de cinq semaines de congés payés pour une année de travail « pleine », à raison de 2.5 jours acquis par mois de travail. Soit en tout 30 jours ouvrables. Les jours ouvrables ne sont pas les jours « réellement » travaillés par une esthéticienne dans une semaine, qui sont au nombre de 5 au maximum (dimanche et jours de repos obligatoire déduits). Ils correspondent en fait à une période théorique d’ouverture du point de vente fixée à  6 jours par semaine. Chaque semaine de vacances prise sera donc décomptée à raison de 6 jours sur le total de 30. Et en cas de congé inférieur à une semaine, chaque jour est décompté sauf les dimanches et jours fériés, y compris s’il s’agit d’un jour de repos le reste de l’année. Les jours fériés ne sont donc jamais décomptés du total des jours de congés acquis, même s’ils tombent au milieu des vacances d’une salariée.

Bon à savoir : les droits d’une salariée à temps partiel sont calculés de la même façon, sur une base de 2.5 jours ouvrables et cinq semaines de congés payés au total par année travaillée. Le nombre de jours de congés est identique à celui d’une esthéticienne à temps plein, en revanche l’indemnisation est réduite au prorata du temps de travail partiel, de manière à maintenir la rémunération à ce qu’elle aurait été si la salariée avait travaillé durant ses congés.

Le bonus de congés supplémentaires après 5 ans d’ancienneté d’une esthéticienne

La Convention Collective esthetique prévoit des jours de congés supplémentaires qui s’ajoutent aux congés légaux des esthéticiennes avec le barème suivant :

  • 1 jour après 5 ans d’ancienneté
  • 3 jours après 10 ans d’ancienneté
  • 6 jours après 15 ans d’ancienneté

L’indemnité de congé payé

Lors du départ d’une salariée de l’institut, si les congés ne sont pas soldés, une indemnité de congé doit être payée. Quel est son montant ? Par exemple, une salariée quitte l’entreprise en mars. Son compteur de congé payé indique qu’il reste 15 jours. En fait, il existe deux façons de calculer l’indemnité de congé qui est due (la plus favorable doit être appliquée) :

  • Méthode N°1 (calcul du 10 %) : additionner le montant total des salaires brut de la période de référence (sur 12 mois) x 0.10 (10%)/ 30 (jours de congés payés). Vous obtenez l’indemnité journalière de congé. L’indemnité de congé payé pour 15 jours = indemnité journalière x 15
  • Méthode N°2 (calcul au réel) : 15 (jours à indemniser) x 7 (heures de travail théoriques par jour) x taux horaire brut habituel (indiqué sur les bulletins de salaire)

Dans les deux cas, la prime d’ancienneté doit être prise dans la base de rémunération brute servant au calcul.

Bon à savoir : l’indemnité de congés payés est due en cas de licenciement, même pour faute grave. Seul le motif extrêmement rare d’une faute lourde (c’est à dire une faute grave et intentionnellement commise pour nuire à l’entreprise) prive le salarié de ses droits à congés payés.

Le décompte des absences

Certaines absences ne donnent pas droit à des congés payés : c’est le cas des arrêts maladie et du congé parental. En revanche, le compteur de congés payés ne s’arrête pas de tourner en cas de congé maternité ou d’arrêt prescrit suite à un accident du travail. Par conséquent, une esthéticienne qui devient maman continue d’accumuler des jours de congés payés quand commence son congé maternité, mais arrête d’en acquérir de nouveaux si elle prolonge son absence par un congé parental.

Arrivée ou départ en cours de mois

Il n’est pas rare que des embauches et des départs s’effectuent en cours de mois. Que se passe t-il alors ? Eh bien, si le mois est incomplet, le temps de congé acquis est calculé au prorata du temps de présence réel, en se basant sur le forfait de 2.5 jours ouvrables. Par exemple, imaginons que la salarié a travaillé 15 jours le dernier mois, alors que le mois comptait  22 jours de travail ce mois là, le taux à appliquer est : 15/22. Le temps de congé acquis est 2.5 x 15/22 soit 1.70 jours.

Bon à savoir : les congés payés doivent être arrondis au nombre supérieur pour faire un nombre de jours entier. Dans notre exemple précédent, cela donnera 2 jours de congé acquis !

L’organisation des congés

Les salariées de la filière esthétique ont droit à deux semaines consécutives de congé à prendre entre le 1er mai et le 31 octobre. Deux cas peuvent se présenter. Soit l’institut a une période de fermeture annuelle définie qui s’impose à toutes les esthéticiennes. Ce qui en pratique devient de plus en plus rare, et nécessite d’informer les salariées au maximum 1 mois avant. Soit l’institut ne ferme pas, et les congés doivent se prendre par roulement. Dans ce cas, c’est l’employeur qui décide de l’attribution des périodes de congés payés : ordre des départs, dates collectives et dates individuelles. Tout d’abord, en fixant éventuellement, à l’intérieur de la période légale du 1 mai au 31 octobre, une période collective plus restreinte où ces congés peuvent être posés. Les salariées doivent en être informées au plus tard 2 mois avant cette date prévue (soit le 1er mars si les congés peuvent démarrer le 1er mai). Ensuite, en fixant l’ordre des départs et la période de congés attribuée à chacune. En général, dans la petite équipe d’un institut, ces dates sont discutées à l’avance, chacune faisant part de ses souhaits. Et si deux salariées veulent la même période de vacances ? S’il faut trancher, la gérante a le pouvoir de décision final. Elle doit cependant arbitrer en tenant compte de deux critères : la situation de famille (congés du conjoint, garde d’enfants scolarisés…) et l’ancienneté. Sa seule obligation est d’informer chaque esthéticienne de son équipe au minimum 1 mois à l’avance (toujours par écrit !). Mais que se passe t-il en cas d’imprévu, une fois les dates de congé fixés ? La gérante ne peut pas modifier les dates de congé d’une salariée, sauf dans certains circonstances très exceptionnelles (absence non prévue d’une autre salariée, accident etc.). De son côté, la salariée ne peut décider ni du report ni de l’annulation ni de la modification de ses dates de congés sans accord de la gérante.

Bon à savoir : les salariées doivent être informées par écrit de leurs dates de congé individuelles au minimum 1 mois à l’avance. Le plus simple est d’afficher à l’institut un planning de vacances général que chacune devra signer.

Cas des congés non pris

Les congés payés doivent être pris pendant la période de référence. Ce qui signifie qu’en principe, les jours de congés non soldés au 31 mai sont définitivement perdus ! En effet, l’employeur n’est pas tenu de payer les jours de congés non pris, ni d’accepter un report. Cette règle comporte cependant une exception : si l’esthéticienne revient d’un congé maternité ou parental et n’a pas eu l’occasion de solder ses congés, ceux-ci sont automatiquement reportés sur la période de référence suivante. Par ailleurs, la loi n’interdit pas de reporter des congés payés d’un commun accord, ce qui peut « arranger » les deux parties. Dans ce cas, il est conseillé de formaliser cette décision commune par une demande écrite de report de congé de la salariée, qui fera foi en cas de litige.

Bon à savoir : en cas de maladie pendant la période de vacances, les congés ne sont pas reportés. Donc, pas de jours de congé supplémentaire ni de date de retour décalée !

Vous avez d’autres questions concernant les congés payés ou souhaitez apporter un commentaire ? Exprimez-vous ci-dessous ou laissez-moi un post sur Facebook !

 

ABONNEZ-VOUS GRATUITEMENT A LA LETTRE DE L'ESTHETIQUE

Toute l'actualité professionnelle et les derniers articles directement dans votre boîte mail